Gestão do tempo: 7 técnicas

Principais insights

• O gerenciamento eficaz do tempo aumenta a produtividade
• Estratégias como definir metas claras, criar listas de tarefas
• Dominar a gestão do tempo aumenta o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, contribuindo para uma maior

O gerenciamento eficaz do tempo não ocorre naturalmente.

Por esse motivo, livros, técnicas e softwares de gerenciamento de tempo custam um centavo a dúzia.

Ao orientar seus clientes executivos ocupados ou pacientes ansiosos no caminho para um melhor gerenciamento do tempo, você pode não apenas ficar sem opções, mas também sobrecarregado.

Então, em vez de ir direto ao ponto, comece com esta postagem, onde lhe daremos uma visão geral amigável da literatura sobre gerenciamento de tempo. Discutiremos sete componentes principais do gerenciamento de tempo e como aplicá-los, juntamente com ferramentas úteis e leituras recomendadas para a vida diária do seu cliente.

Como o tempo é essencial, vamos começar!

Antes de continuar, achamos que você gostaria de uporabnapsihologija.com. Esses exercícios detalhados e baseados na ciência ajudarão você ou seus clientes a se tornarem mais produtivos e eficientes.

A importância do gerenciamento do tempo

A gestão do tempo é uma constelação de comportamentos que nos ajudam a utilizar o nosso tempo de forma eficaz para satisfazer as exigências da nossa vida pessoal e profissional. Embora a definição de gestão do tempo varie de um domínio para outro, Aeon e Aguinis (2017, p. 311) fornecem a seguinte explicação clara e centrada na pessoa:

uma forma de tomada de decisão usada pelos indivíduos para estruturar, proteger e adaptar seu tempo às mudanças nas condições.

Esses três componentes não podem ser reduzidos a uma única panacéia, capaz de resolver todo e qualquer problema de gerenciamento de tempo. Em vez disso, diferentes estratégias – como as descritas nesta postagem – abordam vários componentes do gerenciamento do tempo.

Por que o gerenciamento do tempo é importante?

Nosso tempo e energia são finitos. Precisamos de dividi-los adequadamente entre várias responsabilidades e utilizá-los para cuidar de nós próprios, das nossas famílias e dos nossos amigos e realizar tarefas relacionadas com o trabalho.

Com um tempo melhor administrado, podemos satisfazer todas as nossas responsabilidades, demandas de trabalho e objetivos. Mais importante ainda, reduzimos o risco de nos sentirmos sobrecarregados pelo estresse, de nos sentirmos um fracasso e de outros problemas de bem-estar psicológico (Aeon

Uma síntese da literatura existente (Aeon

• Correlacionado positivamente com diversas medidas de bem-estar (incluindo saúde psicológica, satisfação no trabalho , confiança, auto-estima)
• Negativamente correlacionado com o estresse
• Positivamente correlacionado com diversas medidas de desempenho profissional e acadêmico, incluindo sucesso acadêmico e desempenho profissional auto-relatado

Se você ainda não está convencido sobre a importância de um melhor gerenciamento do tempo, assista ao vídeo TEDx de Brad Aeon aqui.

Selecionando estratégias de gerenciamento de tempo

Na definição anterior de gestão do tempo, mencionamos três componentes principais: estrutura, proteção e adaptação.

• Estrutura refere-se a como nosso tempo é percebido, medido e alocado.
• Proteção é como protegemos nosso tempo de ser desperdiçado, mal direcionado ou desviado de nossos planos.
• Adaptação refere-se a quão bem podemos lidar com tarefas ou surpresas inesperadas.

Neste post, discutiremos sete estratégias principais de gerenciamento de tempo que podem ser agrupadas de acordo com esses três componentes. Esta taxonomia é útil ao decidir sobre uma estratégia. Todas as estratégias ajudam a proteger o nosso tempo e objetivos, mas algumas também satisfazem os outros componentes.

Estratégia 1: Identificar e eliminar desperdícios de tempo

Atividades que desperdiçam tempo esgotam tempo, energia e esforço sem contribuir para o resultado geral/objetivo final (Gordon

Para identificar de quais perdas de tempo o cliente depende, utilize um diário, registrando suas atividades e o tempo gasto em cada uma (Gordon

Desperdiçadores de tempo can take many forms, but various practical solutions exist to counter them (see the table below, adapted from Gordon & Borkan, 2014).

Estratégia 2: Afaste-se do Perfeccionismo

Estar excessivamente preocupado com um produto/resultado perfeito pode rapidamente inviabilizar os planos mais bem elaborados. Perfeccionismo é um comportamento desadaptativo caracterizado por extrema autocrítica, medo de cometer erros, dúvidas e padrões impossíveis (Rice et al., 2012).

Os perfeccionistas sentem pouco prazer nas suas vidas profissionais e pessoais porque estão excessivamente preocupados com o seu desempenho e correm maior risco de procrastinação, sofrimento psicológico e diversas síndromes psicológicas (Rice et al., 2012; Shafran et al., 2016).

Frequentemente repetem ações, contornando um objetivo inatingível, acabando por perder tempo que poderia ter sido redirecionado para outras tarefas (Shafran et al., 2016).

Juntamente com as outras estratégias em nossa postagem, são recomendadas as seguintes para ajudar a superar o perfeccionismo .

1. Os perfeccionistas baseiam-se em modelos de pensamento binário (certo-errado) e têm baixa tolerância a erros (Shafran et al., 2016). Ajude seu cliente a reconhecer que um projeto nunca será perfeito, adote uma voz interior mais gentil e agende um horário para feedback.
2. Divida as tarefas em metas menores e alcançáveis, com expectativas claras ao definir metas. Por exemplo, o primeiro objetivo é produzir uma versão preliminar contendo erros, mas com a estrutura correta. Para o segundo objetivo, o cliente pode focar no refinamento da peça e no atendimento de erros de digitação.
3. O trabalho perfeito é inatingível, e o trabalho perfeito normalmente é mal definido. Em vez disso, identifique os aspectos centrais do projeto que terão o maior impacto e alcançarão o mesmo resultado de um projeto perfeito. Concentre-se nesses aspectos e não nos menos importantes.

Estratégia 3: Elimine a Procrastinação

Procrastinação é um comportamento de evitação que faz parte de um ciclo negativo onde o indivíduo sabe que o resultado da tarefa é essencial.

Ainda assim, a ação da tarefa tem uma experiência negativa (van Eerde, 2003).

Procrastinação has many forms and is accompanied by negative feelings such as guilt and a fear of failing . The entire experience is stressful, which clients want to avoid or change (van Eerde & Klingsieck, 2018).

A eliminação da procrastinação começa com a conscientização e depois com uma intervenção (van Eerde, 2003).

De acordo com uma meta-análise de quatro intervenções diferentes, a intervenção mais eficaz contra a procrastinação foi a Terapia Cognitivo-Comportamental, independentemente de terem sido incluídas estratégias de gestão do tempo, como dividir uma tarefa em partes mais pequenas, priorizar tarefas, estabelecer metas ou gerir o tempo de forma eficaz (van Eerde

Outra estratégia eficaz é a força e treinamento de assertividade (de Eerde

Estratégia 4: Diga Não ao Trabalho Extra

Receber trabalho extra ao tentar satisfazer uma demanda de trabalho existente não é incomum. A implicação de assumir trabalho extra, no entanto, é que:

1. Temos menos tempo para cumprir a carga de trabalho existente, aumentando o risco de falha.
2. A probabilidade de nos sentirmos estressados ​​e ansiosos para atingir nossos objetivos aumenta.

Fazer esse trabalho extra muitas vezes não é do interesse do indivíduo. Pratique recusar a oportunidade de forma neutra, onde as implicações do trabalho extra no tempo disponível sejam explicitadas (Beagrie

Aqui está um guia rápido sobre assertividade no local de trabalho .

Estratégia 5: Determinar Prioridades

Nem todas as tarefas são igualmente importantes ou urgentes.

Saber quais tarefas são mais importantes e dar-lhes maior prioridade e mais foco é vital. Um exemplo de má priorização é quando um projeto com vencimento em uma semana é ignorado por um projeto com vencimento em três.

Matriz de Eisenhower

Uma forma útil de determinar a prioridade é usar a Matriz de Eisenhower (Covey, 1991). As tarefas são divididas em duas dimensões: importância e urgência.

Para classificar as tarefas, comece com a data de vencimento e retroceda da alta urgência para a baixa urgência. Urgência refere-se ao imediatismo do prazo da tarefa. Sob o título de urgência, as tarefas que vencem em breve são urgentes e as tarefas com prazos posteriores não são urgentes.

Em seguida, adicione uma classificação adicional a cada tarefa: importância. Avalie a importância de cada tarefa observando seu impacto e contribuição para os objetivos de longo prazo. As tarefas que contribuem para objetivos essenciais têm grande importância, enquanto aquelas que não contribuem não são importantes.

Consequentemente, todas as tarefas serão alocadas como urgentes ou não e também classificadas como importantes ou não importantes.

Sua matriz deve ser semelhante à imagem e as tarefas devem ser priorizadas da esquerda para a direita, começando pela linha superior.

• Fazer – Prioridade 1
  No quadrante superior esquerdo estão as tarefas altas em ambas as dimensões. Estas são as tarefas mais urgentes que requerem atenção imediata. Eles devem ser concluídos primeiro.
• Cronograma – Prioridade 2
  Tarefas importantes mas não urgentes (quadrante superior direito) ainda não têm prazos concretos. Estas tarefas devem ser divididas em tarefas menores ou agendadas para mais tarde.
• Delegado – Prioridade 3
  Tarefas urgentes, mas não importantes (quadrante inferior esquerdo) não requerem sua atenção pessoal. Em vez disso, essas tarefas podem ser delegadas a outra pessoa.
• Excluir – Prioridade 4
  As tarefas no quadrante inferior direito oposto são as menos importantes e não urgentes. Eles podem ser descartados ou guardados para quando houver uma pausa na carga de trabalho.

No entanto, todas as tarefas não podem ser simultaneamente de grande importância e elevada urgência. Se estiverem, a priorização precisa ser implantada, ou a pessoa ficará sobrecarregada e excessivamente comprometida.

Estratégia 6: Foco no Trabalho Profundo

Trabalho profundo refere-se à capacidade de trabalhar em um ambiente tranquilo e sem distrações, com intenso foco e concentração (Bhargava, 2016; Newport, 2016).

Nossas habilidades cognitivas são exercidas como um músculo neste ambiente. Nossa capacidade de concentração e produção é ampliada ao máximo e melhora com o tempo. A experiência mental é semelhante a um estado de fluxo, caracterizado por intensa concentração e foco onde a percepção do tempo desaparece (Csikszentmihalyi, 1990).

Trabalho profundo is best for challenging work that requires absolute focus, but it is difficult to achieve because of distractions in our daily lives. Therefore, deep work should be considered a skill that can be honed and improved through regular practice, similar to any other skill.

Comece com o seguinte ao tentar melhorar habilidades de trabalho profundas (Bhargava, 2016; Newport, 2016):

1. Aloque uma porção significativa de tempo para foco ininterrupto (ou seja, sem perda de tempo e sem interrupções).
2. Reserve esse horário pela manhã, quando você se sentir revigorado e motivado. Não verifique e-mails ou outras comunicações com antecedência para evitar distrações.
3. Assim como os exercícios, planeje descanso e sono suficientes. Só é possível trabalhar constantemente no mesmo ritmo do descanso. Portanto, atribua as tarefas mais gerenciáveis ​​e menos exigentes do ponto de vista cognitivo a outros períodos de trabalho e reserve um tempo para se recuperar.

Estratégia 7: Siga o Caminho 80/20

A regra 80/20, também conhecida como princípio de Pareto, trata do desequilíbrio. A energia gasta em uma tarefa não é igual ao resultado observado (Vaccaro, 2000; Koch, 2011).

Para ilustrar melhor:

1. 20% do tempo renderá 80% do trabalho. Imagine que seu cliente tem uma apresentação para entregar. Elaborar um rascunho aproximado, mas abrangente (80%) levará pouco tempo (20%).
2. Porém, os 20% restantes do trabalho levarão aproximadamente 80% do tempo. Embora a maior parte do trabalho esteja concluída, o trabalho restante necessário para refinar a apresentação (20%) leva um tempo considerável (80%). Se o seu cliente tivesse planejado o projeto de forma que sobrasse apenas 20% do tempo para esta obra, ele não cumpriria o prazo.
3. 20% do trabalho é essencial, enquanto 80% não é. Saber como priorizar os 20% críticos em detrimento dos 80% menos importantes é vital para gerenciar nosso tempo e carga de trabalho.

Pensando nisso, ao planejar um cronograma, faça o seguinte (Vaccaro, 2000):

1. Divida o tempo disponível de forma desigual para compensar a divisão 80/20. Deixe bastante tempo para refinamentos, correções e feedback.
2. Analise as tarefas e classifique-as como pertencentes à categoria 20% ou 80%. As tarefas de 20% são essenciais, produzem resultados significativos e impactam diretamente outros objetivos. As tarefas de 80% são urgentes, mas opcionais, demoram mais do que o esperado e são cansativas.
3. Classifique as subtarefas como 20% ou 80% ao trabalhar em um projeto maior. Sempre priorize as tarefas essenciais (20%) em detrimento das tarefas não essenciais (80%).

Livros recomendados sobre gerenciamento de tempo

Os leitores têm muitas opções quando procuram livros sobre gerenciamento de tempo. Listamos aqui quatro livros que estão diretamente relacionados a algumas estratégias deste post. Deixe-nos saber nos comentários se você tiver alguma outra recomendação.

1. Trabalho Profundo: Regras para o Sucesso Focado em um Mundo Distraído –Cal Newport

Este livro aborda o tema do trabalho profundo: o que é, como alcançá-lo e por que é crucial.

O autor, Cal Newport, é professor de ciência da computação e entende a importância de um tempo dedicado e focado para atingir metas.

Ao contrário de muitos outros livros de autoajuda, os conselhos deste livro são acessíveis, práticos e parecem como se o autor os tivesse experimentado e testado.

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2. Hábitos Atômicos: Um Fácil –James Claro

Se aceitarmos que podemos melhorar as nossas estratégias de trabalho e acabar com os nossos maus hábitos, então recomendamos Hábitos Atômicos .

Este livro descreve como mudanças ambientais pequenas e consistentes podem ajudar a formar hábitos.

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Se você gostou deste livro, também recomendamos Pequenos hábitos por BJ Fogg . É semelhante a Hábitos Atômicos mas um pouco mais prático.

3. O Princípio 80/20: O Segredo para Conseguir Mais com Menos -Richard Koch

Há uma razão pela qual este livro é tão conceituado. Koch explora a história do princípio 80/20 e fornece numerosos exemplos históricos deste princípio.

A proporção numérica precisa não é essencial, mas o conceito do desequilíbrio entre insumos e produtos é vital. Para ajudar os leitores a compreender como implementar este princípio na sua vida quotidiana, Koch descreve vários passos fundamentais para identificar a divisão 80/20 e priorizar as tarefas mais críticas que produzem os resultados mais importantes.

Este é um livro prático e, uma vez compreendido o princípio, os leitores podem facilmente pular para os capítulos mais críticos. É um livro excelente para pessoas que estão com falta de tempo e precisam apenas de um rápido lembrete do princípio.

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Ferramentas de gerenciamento de tempo de PositivePsychology.com

PositivePsychology.com tem uma extensa coleção de planilhas e ferramentas para nossos leitores que podem ajudar no gerenciamento do tempo ou na eliminação de perdas de tempo.

Atividades de definição de metas

Produtividade e definição de metas são tópicos populares em nosso blog. Se você não sabe por onde começar, recomendamos esta postagem: Atividades e exercícios para definição de metas

17 Exercícios de Produtividade e Eficiência no Trabalho

Nossa principal ferramenta que pode ajudar você e seus clientes no gerenciamento do tempo é esta excelente coleção de uporabnapsihologija.com.

Os exercícios cobrem todas as sete estratégias discutidas nesta postagem e muito mais. O kit inclui um pequeno livreto de introdução sobre produtividade, apoiado por 17 exercícios, cada um baseado em estratégias comprovadas pela ciência.

Um exercício concentra-se no desenvolvimento de um trabalho profundo e outro utiliza o princípio 80/20. Tudo isso está disponível como um kit completo, perfeito para profissionais que desejam expandir seu kit de ferramentas para lidar com preocupações relacionadas ao trabalho, problemas de gerenciamento de tempo ou produtividade dos clientes.

Masterclass de motivação e definição de metas

A falta de motivação e objetivos pouco claros também podem afetar a gestão do tempo. Para ajudar seu cliente a lutar com motivação e definição de metas, considere inscrever-se em nosso uporabnapsihologija.com.

Esta excelente masterclass cobre o tema motivação e definição de metas com muito mais detalhes e é uma ferramenta de treinamento para profissionais.

Acompanha uporabnapsihologija.com explorando outra faceta das preocupações e desafios no local de trabalho. A American Psychological Association reconhece esta masterclass, e os profissionais receberão nove pontos de educação continuada após a conclusão.

Uma mensagem para levar para casa

A natureza finita do tempo e a sua gestão eficaz são reconhecidas há várias décadas, desde a década de 1950 (Claessens et al., 2007). Entendemos que o gerenciamento eficaz do tempo é essencial para o estabelecimento bem-sucedido de metas, cumprimento de prazos e gerenciando o estresse .

Mas como? você perguntou e nós ouvimos.

Nesta postagem, exploramos sete estratégias diferentes, cada uma focada em pelo menos um componente do gerenciamento de tempo, discutindo como estruturar melhor as tarefas, priorizar prazos, proteger o tempo e a concentração de distrações e trabalhar de maneira mais inteligente e não mais difícil.

Lembre-se de que algumas estratégias podem não funcionar para o seu cliente e pode ser necessário tentar algumas para encontrar aquela que se adapta. Mas o mais importante é reconhecer que a gestão do tempo é uma habilidade. Podemos aprender como fazê-lo e todos nós podemos melhorá-lo.

A lista de estratégias e livros apresentada neste post está incompleta; existem muitas outras estratégias. Se você usou uma técnica específica com sucesso ou desenvolveu uma abordagem nova, compartilhe conosco nos comentários. Recomendações de livros também são bem-vindas!

Esperamos que você tenha gostado de ler este artigo. Não se esqueça de uporabnapsihologija.com.